Обмен данными между 1С:ЗУП 3 и 1С:ERP – настройка, особенности и ограничения
|
Программные продукты и группы ПО для краткости в текстах обозначают общепринятыми аббревиатурами. В нашей публикации употребляются следующие сокращения:
ERP — 1C: ERP Управление предприятием2.
KA — Комплексная автоматизация, редакция 2.
ЗУП — зарплата и управление персоналом КОРП, редакция 3.
Программные продукты, разрабатываемые фирмой 1С, способны во многом дополнять друг друга. Эти свойства, заложенные разработчиками, значительно расширяют возможности пользователя. Он всегда обладает информацией об изменениях в законодательстве РФ, касающихся всех сфер экономической деятельности предприятий и организаций. Совместное использование конфигураций повышает функциональность системы 1С.
Обозначим главные цели совместного применения конфигураций 1C: ERP Управление предприятием 2/Комплексная автоматизация, редакция 2 и ЗУП (зарплата и управление персоналом КОРП, редакция 3).
Появляется возможность вынести зарплатный контур отдельно от 1C: ERP.
Система 1С: ЗУП, функционируя независимо, получает актуальные обновления быстро. Поэтому бухгалтер постоянно в курсе законодательных изменений. Зарплатная конфигурация в принципе отличается малым количеством доработок, что ускоряет ее работу. Разработчики подтверждают такой факт: обнаруженные ошибки релизов в 1С: ЗУП исправляются гораздо быстрее по сравнению с 1C: ERP. В среднем, разница составляет две недели.
Когда зарплатный и финансовый контур учета разделился, доступ к конфиденциальной информации в обеих областях ограничивается.
Информационные базы становится проще обслуживать. При этом специалисты разного профиля работают со знакомыми для себя программами. Как говорится, «кто на что учился»:
В ERP/КА аккумулируются данные из 1С: ЗУП. В дальнейшем они используются в управленческом и регламентированном учете. Речь идет о всевозможных начислениях сотрудникам:
Стоит заметить еще одно преимущество консолидации сведений. Ошибки, иногда возникающие в 1C: ERP, например, с распределением НДФЛ, отсутствуют в ЗУП. В этой программе можно сформировать отчет по НДФЛ без лишнего ожидания привязки к документу «Списание безналичных денежных средств», то есть при создании ведомости на перечисление.
Для начала следует понимать, что происходит во время сеанса обмена между 1С: ERP и 1С: ЗУП 3. Необходимые документы, справочная информация переносится из одной ИБ в другую. При этом пользователь может самостоятельно определять, что именно и в какой последовательности выгружать. Управление настройками позволяет выбрать удобный вариант синхронизации: одностороннюю выгрузку (к примеру, начисления зарплаты) или двусторонний обмен в обе конфигурации. Также имеется выбор между автоматическим режимом выгрузки и ручным способом.
Назовем еще несколько важных моментов:
Формат пересылаемых данных — Enterprise Data.
У пользователя на предварительном этапе настройки есть право выбора способа подключения:
В случае выбора третьего, четвертого, пятого вариантов данные надо сначала упаковать в XML-формат.
Процесс синхронизации можно начать в той или другой базе, значения не имеет. Главное — выполнить предварительные настройки в обеих ИБ.
Соответствие нормативно-справочной информации
Соответствие документов
Пользователи могут выбирать один из трех вариантов:
Ниже рассмотрим более подробно каждый из них.
Чтобы проверить, нужна ли регистрация изменений и выгрузки объектов, система задает режим «Выгружать при необходимости». В соответствии с задействованной логикой, фильтры и отборы, которые определены в правилах регистрации объектов, не используются. При этом контроль за целостностью ссылок сохраняется.
Регистрация изменений не происходит для тех объектов, которые не выгружаются в составе других по включенной ссылке. Однако, если выгрузка все же осуществлялась, изменения объекта регистрируются к обмену.
В данном случае к каждой определенной проверке подключается правило отправки НСИ, которое задано в настройках синхронизации. А именно:
В настройках синхронизации пользователем задается правило, по которому предстоит отправка документов. При «Режиме выгрузки документов» для регистрации изменений и выгрузки имеются три команды.
Во-первых, «Отправлять все, начиная с даты…», где прямо выражено определенное условие. То есть, это означает включение фильтров и отборов, которые предварительно заданы в правилах регистрации объектов. Режим выгрузки «Выгружать по условию», основной параметр плана обмена в отборах — конкретная дата.
Вторая команда «Ручная синхронизация данных» уже в названии содержит логический способ совершения процедуры — вручную. Поэтому интуитивно понятно, что здесь включается режим «Выгружать вручную». Через подписки на события (или автоматически) регистрация изменений объектов не происходит. Пользователь самостоятельно осуществляет регистрацию к выгрузке, вручную. Система «даст добро» на выгрузку только тем объектам, которые пройдут через фильтры и отборы Правил регистрации.
По аналогии с «Режимом выгрузки справочников», имеется команда «Не отправлять». Она также равносильная включению режима выгрузки «Не выгружать». Как и в случае со справочниками, у документов нет автоматической регистрации и выгрузки. Только формальная регистрация изменений, включенная пользователем ручным способом.
Любое предприятие — это, так сказать, «живой организм», в котором постоянно происходят какие-то изменения. Такое утверждение непосредственно касается экономической сферы, в первую очередь бухгалтерии.
По мере регистрации изменений в справочнике Организации система фиксирует коррективы в Регистрациях в налоговом органе относительно данной организации. Однако синхронизация сведений о дате начала действия изменений отсутствует.
Существуют различия в названиях справочников в конфигурациях: в 1С:ЗУП 3 справочник называется Контрагенты, а в 1С:ERP/КА — Контрагенты, партнеры. При миграции данных из ЗУП 3 в иные конфигурации создаются одновременно 2 элемента: в папках «Контрагенты» и «Партнеры». И одному такому элементу обязательно сопоставляется другой.
Иногда во время сеанса обмена затрагиваются данные, относящиеся к физическим лицам. В первую очередь, речь идет о ФИО. Изменения фиксируются в Истории изменений фамилии, имени, отчества. Наглядный пример можно увидеть на рисунке 1. Здесь отражено, что Бажова Светлана Нурисламовна изменила фамилию на Иванова 24.03.2025 года. В дальнейшем система оперирует скорректированными данными.
В конфигурации 1С: ЗУП 3 есть справочник Зарплатные проекты. А в ERP/КА: Контрагенты, Партнеры, Банковские счета. Из этой разницы вытекает тот факт, что конвертация справочника «Зарплатный проект» происходит в три справочника. В ERP/КА после обмена данные распределяются между справочниками «Контрагенты», «Партнеры», «Банковскийсчет».
На рисунке 2 указана схема распределения данных из «Зарплатный проект» под названием «Сбербанк России, г. Волгоград №567.
Как мы видим на скриншоте, система учитывает ИНН Контрагента (во втором окошке «Волгоградское отделение №»). Здесь же мы видим строку «Наименование», где указан банк «Волгоградское отделение №8621 ПАО Сбербанк». Здесь открыт счет для зачисления денег. При необходимости (если это задано в настройках) каждому Контрагенту сопоставляется Партнер (рисунок 3).
Обратимся к рисунку 4, на котором визуально представлены параметры, которые учитываются системой в процессе загрузки данных в «Банковскийсчет». Это:
Все они относятся к конкретному «Зарплатному проекту». Здесь же мы видим строку Контрагент, в которой заполняются данные контрагента по Проекту. Впоследствии он определяется в качестве собственника счета, на который зачисляются средства.
В 1С: ЗУП и в 1С: ERP/КА справочники называются идентично: Настройки расчёта резервов по оплате труда. Но отличия, все же, имеются. При загрузке справочника «Настройки расчёта резервов по оплате труда» из ЗУП в ERP/КА загружается только организация, расчётный год, вид резерва, и флаг «Формировать резерв» на вкладке «Налоговый учёт».
Если в ЗУП на вкладке «Бухгалтерский учёт» установлен метод начисления «МСФО», то в ERP/КА всё равно установится «Нормативный метод начисления резерва».
Процесс настройки выгрузки данных по кадрам наглядно показан на рисунке 5. Здесь в открытом окне Основное смотрим вкладку Правила отправки данных. Пользователем уже установлены отметки, касающиеся отправки НСИ (отправить всю) и Документы (отправлять все, начиная с даты 01.01.2025).
Опускаемся ниже в Дополнительные настройки отправки объектов. В строке задания Отправлять данные по сотрудникам выставляем галочку. После этого система будет отправлять ФИО и кадровые данные сотрудников.
Здесь же есть строка Сведения о выплате зарплаты. Для нее предусмотрены три возможных варианта:
Проставляем отметку в нужной нам третьей позиции.
Важно отметить, что для выгрузки сведений касательно должности сотрудника, штатного расписания они должны быть заполнены в программе 1С: ЗУП 3 в кадровых данных этого сотрудника. Но сами кадровые документы не мигрируют в другую конфигурацию. Отправка коснется только данных регистра сведений Кадровая история.
На рисунке 6 показано, как происходит отражение заработной платы. В окне Основное заполняются строки:
Учитываем одну важную особенность, а именно, разницу в названиях документов:
Когда пройдет выгрузка данных, отражающих зарплату в финучете, из конфигурации 1С: ЗУП, ред. 3, в ней отсутствует детализация по физлицам. Расчетчик ведет начисления заработной платы во внешней программе, то детализация по физлицам в ERP/КА не отражается. Именно этот факт фиксируется галочкой в строке «Сводно, без детализации по сотрудникам организации».
В программах 1С:ERP Управление предприятием 2 и Комплексная автоматизация, редакция 2 пользователь может включить регламентированный учет и установить опцию «Использовать проверку финансовых документов». Тогда при загрузке документа «Отражение зарплаты в финансовом учете» можно взвести флажок «Изменение статуса проверки документов».
Существует еще одна возможность установления статуса «Проверен» для ранее загруженного в ERP/КА документа «Отражение зарплаты в финансовом учете». При повторной загрузке этого же документа у него появится статус «На повторной проверке».
Важно правильно установить настройку обмена со стороны 1С: ЗУП, потому что ведомости как таковые не принимают участия в обмене между двумя конфигурациями. Надо установить отметку у команды «Отправлять как заявку на расход денежных средств».
Выгрузка не произойдет, если выбрать способы «Отправлять как ведомости на выплату зарплаты», «Не оставлять».
На рисунке 8 наглядно отображены «Правила отправки данных». В подразделе «Дополнительные настройки отправки объектов» устанавливаем галочку рядом с командой «Отправлять данные по сотрудникам». Среди трех имеющихся вариантов в колонке «Сведения о выплате зарплаты» ставим отметку в строке «Отправлять как заявки на расход денежных средств».
Среди особенностей, которые важно учитывать в сеансе синхронизации, надо отметить отсутствие в программе 1С: ЗУП3 механизма явного сопоставления управленческих и регламентированных подразделений.
Документ «Платежное поручение» в конфигурации 1С: ЗУП 3 включает в себя одну или несколько «Ведомостей в банк». Отдельно такая позиция, как «Ведомость в банк», в программе 1С:ERP не выгружается. А выгрузится «Платежное поручение», именно в котором указывается «Ведомость в банк».
Документ в 1С: ЗУП выглядит так:
В 1С:ERP/КА документ имеет целостный вид: «Заявка на расходование денежных средств».
Когда загружается ведомость на выплату заработной платы в 1С:ERP, будут созданы 2 заявки на расходование денег:
Первая — это с хозяйственной операцией «Выплата по ведомости по зарплатному проекту».
Вторая — с хозяйственной операцией «Перечисление налога» и признаком «Перечисление в бюджет».
С операцией «Выплата зарплаты» в заявке на расходование финансов надо установить какой-то вид операции. А именно:
Теперь поговорим о суммах заявок на расходование денежных средств.
Касательно выплаты зарплаты сумма заявки равняется строчке «Итого» из ведомости «К выплате».
Если речь идет о «Платежном поручении», то равенство цифр отмечается между заявкой и итогом выплат по всем ведомостям, которые входят в состав Платежного поручения.
При перечислении налога сумма заявки идентична «НДФЛ к перечислению». Опять же, если это «Платежное поручение», то суммируется итог всех ведомостей в документе.
Что касается сумм НДФЛ с превышения, которые зафиксированы в ведомости и в Платежном поручении программы 1С: ЗУП, в конфигурации 1С:ERP/КА после загрузки сформируется дополнительно заявка на расходование именно с этой суммы «НДФЛ с превышения».
Что произойдет при отключении в 1С:ERP/КА такой функции, как использование заявок на расходование денежных средств? В данной конфигурации при загрузке будет создан документ списания «безналички» на сумму НДФЛ с превышения. Этот момент относится к начислению заработной платы, которое производилось включительно по декабрь 2022 года.
С приходом января 2023 года в России стали по-другому оплачивать налоги и страховые взносы. А именно — большинство платежей должно идти на ЕНС (единый налоговый счет). Такая форма оплаты называется ЕНП — единый налоговый платеж. Операции по ЕНП отражаются по-новому в 1С: КА 2 и 1С: ЕРП.
Во-первых, не происходит загрузка в 1С:ERP/КА из ЗУП таких документов:
В плане счетов бухгалтерского учета добавлен отдельный счет 68.90 «Единый налоговый счет», предназначенный конкретно для отражения операций по ЕНП. У него нет субконто.
Уже названные выше документы не загружаются, когда используют формат ED 1.17 при загрузке из ЗУП в 1С:ERP/КА «Платежного поручения», «Ведомостей в кассу, на счета, через раздатчика». Повторимся, что любые налоги, начиная с 2024 года, оплачиваются через «Начисления ЕНП». Система 1С не поддерживает загрузку и выгрузку подобных документов и для закрытых периодов.
В разделе «Регламентированный учет» появился подраздел «Единый налоговый счет». В нем для работы по-новому предназначены отдельные пункты, один из которых называется «Начисления ЕНП».
Рис.9. Подраздел «Единый налоговый счет» в разделе меню «Регламентированный учет».
Сначала бухгалтер начисляет налоги или сборы. Затем общая сумма переводится на счет 68.90 и отражается как задолженность по ЕНП.
Заходим в главное меню, раздел Регламентированный учет. В этом разделе переходим к подразделу Единый налоговый счет. Здесь создается документ «Начисление ЕНП». Так он называется в 1С:ERP/КА.
В 1С: ЗУП документ имеет название «Отражение удержанного НДФЛ в бухучете».
Какие особенности загрузки из 1С: ЗУП в 1С:ERP/КА:
Заполнение реквизита происходит:
Для других случаев этот флажок не надо взводить.
Наименование документа в конфигурациях 1С: ЗУП и 1С:ERP/КА идентично: Резервы по оплате труда. Когда этот документ загружается из 1С: ЗУП в 1С:ERP/КА, то ограниченно. А именно, заполняется не всё:
статьи доходов и статьи расходов нет, потому что они должны будут заполниться самостоятельно после загрузки. Для этого достаточно в первый сеанс загрузки вписать данную информацию в документ Резервы по оплате труда, чтобы потом статьи по умолчанию заполнялись при последующих сеансах.
Приведем учебные примеры работы сотрудников, которые используют разные конфигурации 1С. ЗУП установлена на ПК расчетчика. 1С:ERP/КА используют диспетчер производства, бухгалтер, кассир, казначей.
Все они участвуют в начислении заработной платы и выдаче ее сотрудникам.
Синхронизация ведомостей на выплату заработной платы сотрудникам происходит следующим образом.
В конфигурации 1С: ЗУП для оформления выплат используют документы:
Система 1С:ERP/КА использует:
Должностное лицо (расчетчик) создает, заполняет и проводит документы в ЗУП.
На выходе — результате загрузки в 1С:ERP/КА могут быть три варианта операций с соответствующими документами:
Первый — при включенном планировании денежных средств. Документ Заявка на расходование денежных средств отразится:
Второй — при выключенном планировании денежных средств. Документ Расходный кассовый ордер, хозяйственные операции Выплата по ведомости через кассу, Выплата по ведомости через раздатчика, начисление ЕНП.
Третий вариант — документ Списание безналичных денежных средств с хозяйственными операциями Выплата по ведомости на лицевые счета, Начисление ЕНП.
Разработчики 1С: Предприятие постоянно усовершенствуют возможности платформы. Но пока не все так идеально, как хотелось бы потребителям программных продуктов. Ограничения, как ложка дёгтя в бочке мёда, имеют место.
Обычно в компаниях зарплатный учет ведут или в 1С: ЗУП, или в 1С:ERP/КА. Хотя платформа 1С не запрещает ведение учета и в ЗУП, и в 1С:ERP/КА. Тот, кто захочет, может задействовать функцию «Использовать программу для кадрового учета и расчета зарплаты». Однако при таком ведении учета сценарий обмена не поддерживается. А это означает, что ведомости в ERP/КА невозможно загрузить.
Теперь что касается кадрового учета. Можно включить опцию «Использовать программу для кадрового учета и расчета зарплаты». Но если при этом в ERP/КА не включена опция «Использовать резервы по оплате труда, то попытка загрузить документ Резервы по оплате труда не увенчается успехом. То есть на компьютере пользователя высветится предупреждение, что документ загрузился, но не доступен. Система рекомендует ведение кадрового учета и в 1С: ЗУП, и в 1С:ERP/КА.
Также ограничения касаются перечислений «Виды операций по зарплате» и «Виды начислений оплаты труда для налогового учета по налогу на прибыль». Когда выгружаются значения полей с выше указанными типами перечислений, надо учитывать их наименование. В базе - Исходнике значение поля - идентификатор значения перечисления. Данные не мигрируют в случае, когда в базе - Приемнике идентификатор не соответствует никакому элементу. В Приемнике останется пустое поле.
Москва, Старокалужское шоссе 62с1к9, офис 325
Пн-Пт 09:00 - 18:00
Название и юридический адрес компании: ООО "МСК СОФТ", 117630, г. Москва, Старокалужское шоссе 62с1к9, офис 325
ОГРН: 1197746194030, ИНН/КПП: 7751159157 / 775101001
Банковские реквизиты: АО "АЛЬФА-БАНК", р/сч 40702810402010002565, кор/сч 30101810200000000593, БИК 044525593
Наши менеджеры оперативно свяжутся с вами в рабочее время (с 9 до 18 по Мск) для подтверждения заявки.
