Перенос зарплаты и кадров между базами 1С

Содержание

• Полный, упрощенный или выборочный перенос зарплаты и кадров
• Чем отличаются три варианта переноса
• В каких направлениях возможен перенос
• Упрощенный перенос
• Когда подходит упрощенный перенос
• Полный перенос
• Когда возможен полный перенос
• Выборочный перенос
• Почему выборочный перенос считается самым сложным
• Почему полный перенос зачастую проще выборочного
• Особенности переносов данных компании МСК СОФТ
• Как выбрать подходящий вариант переноса
• Практические рекомендации
• Заключение

Полный, упрощенный или выборочный перенос зарплаты и кадров

Переход на новую конфигурацию 1С, реорганизация предприятия или внедрение новой информационной системы практически всегда сопровождаются переносом зарплатных и кадровых данных. На первый взгляд может показаться, что достаточно просто выгрузить документы и загрузить их в новую базу. На практике все значительно сложнее: кадровый и зарплатный блок состоит из большого количества взаимосвязанных документов, регистров накопления и регистров сведений. Интервальных регистров, которые формируются по кадровым документам самой БЗКР. Именно поэтому перед началом проекта важно определить, какой вариант переноса подойдет именно вашей организации.

Компания МСК СОФТ выполняет три варианта переноса зарплатных данных:

1. упрощенный перенос;
2. выборочный перенос;
3. полный перенос.

Каждый вариант решает свою задачу и подходит для разных сценариев эксплуатации новой информационной базы.

Чем отличаются три варианта переноса

В каких направлениях возможен перенос

Полный перенос возможен только тогда, когда зарплатный и кадровый блок обеих конфигураций имеет одинаковую структуру данных. Именно поэтому перенос «один в один» невозможен из УПП в ЗУП 3, где используется совершенно другая архитектура хранения данных.

Упрощенный перенос

Упрощенный перенос является наиболее востребованным вариантом при переходе на новую систему учета.

Его задача — подготовить новую базу к дальнейшей работе без переноса всей многолетней истории кадровых документов.

При таком переносе выполняется:

1. перенос данных для расчета среднего заработка за последние два года в свернутом виде;
2. создание документа «Начальная штатная расстановка»;
3. создание документа «Начальная задолженность по зарплате»;
4. перенос необходимых остатков.

При этом дата ввода остатков не обязана совпадать с началом года. Перенос можно выполнить практически на любую дату, удобную организации.

По сути используется тот же принцип, который применяется фирмой 1С при переходе с ЗУП 2.5 на ЗУП 3 — переносится информация, необходимая для дальнейших расчетов среднего заработка, без копирования всей истории документов. Аналогичный подход позволяет сформировать документы начальных остатков и обеспечить корректный расчет зарплаты после перехода.

Когда подходит упрощенный перенос

Он рекомендуется, если:

1. предприятие начинает вести учет в новой системе;
2. старая база больше не понадобится для ежедневной работы;
3. необходимо максимально быстро перейти на новую конфигурацию;
4. исторические документы остаются в архивной базе.

Полный перенос

Полный перенос представляет собой практически полную копию зарплатного и кадрового блока.

Переносятся:

1. все документы;
2. все движения документов;
3. регистры накопления;
4. регистры сведений;
5. кадровая история;
6. расчетные данные.

После выполнения такого переноса пользователь получает новую базу, максимально соответствующую исходной.

Именно поэтому полный перенос считается наиболее надежным вариантом — отсутствует необходимость восстанавливать взаимосвязи между документами вручную. При успешной выгрузке и загрузке данные переносятся «один в один», что особенно важно для зарплатного и кадрового учета.

Когда возможен полный перенос

Полный перенос возможен только при совпадении структуры зарплатного блока обеих конфигураций.

Например:

• ЗУП 3 → ERP;
• ERP → ЗУП 3;
• ЗУП 3 → КА 2;
• КА 2 → ЗУП 3;
• ЗУП 3 → ЗУП 3.

Из УПП выполнить полный перенос невозможно, поскольку в этих конфигурациях используется другой принцип хранения кадровых и расчетных данных.

Выборочный перенос

Выборочный перенос занимает промежуточное положение между двумя предыдущими вариантами.

Он включает:

1. перенос остатков на выбранную дату (данные для расчета среднего за 2 последних года, в свернутом виде);
2. создание начальной штатной расстановки;
3. создание начальной задолженности;
4. перенос документов начиная с даты остатков за выбранный период.

Например, можно перенести остатки на 1 января и дополнительно перенести документы за январь–март.

Такой подход позволяет сохранить недавнюю историю работы предприятия, не перенося многолетний архив.

Однако именно этот вариант является самым сложным с технической точки зрения.

Почему выборочный перенос считается самым сложным

На первый взгляд кажется логичным перенести только документы за последний месяц или квартал. Однако именно выборочный перенос чаще всего становится наиболее трудоемкой задачей.

Причина заключается в устройстве зарплатного и кадрового учета в 1С. Практически каждый документ при проведении формирует записи сразу в нескольких регистрах. Кроме того, многие расчеты используют не сами документы, а промежуточные регистры сведений и накопления.

Например, документ «Прием на работу» влияет не только на кадровую историю сотрудника, но и на:

• действующие начисления;
• график работы;
• плановый фонд оплаты труда;
• налоговые вычеты;
• расчет среднего заработка;
• последующие кадровые переводы;
• увольнение.

Если перенести только сам документ без связанных регистров, внешне он будет присутствовать в базе, но необходимые расчеты выполняться не будут.

Именно поэтому после выборочного переноса могут возникнуть ситуации, когда:

• кадровые документы не отражаются в табеле;
• отпускные или больничные не участвуют в расчете зарплаты;
• в карточке сотрудника отсутствует часть информации;
• не применяются налоговые вычеты;
• программа выполняет сторнирование прошлых периодов.

Все перечисленные ситуации чаще всего связаны не с ошибками переноса, а с отсутствием необходимых регистров, которые также должны быть перенесены вместе с документами.

Почему полный перенос зачастую проще выборочного

Может показаться парадоксальным, но полный перенос зачастую выполнить легче, чем выборочный.

При полном переносе задача значительно проще:

• выгружаются все документы;
• выгружаются все движения;
• выгружаются все регистры;
• сохраняются все зависимости между объектами.

Не требуется определять, какие именно регистры необходимы конкретному документу и какие данные придется догружать вручную.

При выборочном переносе ситуация совершенно иная. После загрузки документов приходится анализировать, почему не рассчитывается зарплата, какие регистры отсутствуют, какие сведения необходимо переносить дополнительно и какие документы требуется перепроводить. Такой анализ занимает значительно больше времени, чем перенос всех данных целиком. Именно поэтому при наличии технической возможности полный перенос является наиболее надежным вариантом.

Особенности переносов данных компании МСК СОФТ

За годы разработки решений по переносу данных специалисты МСК СОФТ реализовали проекты для самых разных сценариев перехода между конфигурациями 1С.

Главный принцип нашей работы — переносить не только документы, но и обеспечивать их корректную работу после загрузки.

Перед началом проекта анализируются:

1. конфигурации источника и приемника;
2. возможность выполнения полного переноса;
3. объем исторических данных;
4. необходимость сохранения кадровой истории;
5. требования к расчету заработной платы и среднего заработка.

Если полный перенос невозможен из-за различий в архитектуре конфигураций, подбирается наиболее подходящий вариант — упрощенный или выборочный перенос. Такой подход позволяет избежать неоправданных затрат времени и получить рабочую информационную базу, соответствующую задачам предприятия.

Как выбрать подходящий вариант переноса

При выборе способа переноса можно ориентироваться на следующую схему.

Практические рекомендации

Перед началом проекта рекомендуется заранее определить, для чего организации нужна историческая информация.

Если старая база остается доступной в архивном режиме, в большинстве случаев достаточно упрощенного переноса. Он обеспечивает корректный расчет среднего заработка, перенос начальных остатков и позволяет быстро начать работу в новой системе.

Если необходимо продолжить работу с документами за последние месяцы, подойдет выборочный перенос. Однако следует учитывать, что такой вариант требует более детального анализа взаимосвязей между документами и регистрами.

Если же требуется полностью сохранить кадровую и зарплатную историю без каких-либо ограничений, а структура конфигураций это позволяет, наиболее предпочтительным вариантом является полный перенос.

Заключение

Универсального способа переноса зарплатных и кадровых данных не существует. Выбор зависит от конфигураций 1С, объема исторических данных и задач, которые должна решать новая информационная база.

• Упрощенный перенос — оптимален для быстрого перехода и дальнейшей работы.
• Выборочный перенос — позволяет сохранить документы за определенный период, но требует тщательной проработки зависимостей.
• Полный перенос — наиболее надежный вариант, обеспечивающий практически полную копию зарплатного и кадрового учета при условии совместимости конфигураций.

Если вы планируете переход на новую конфигурацию 1С и не уверены, какой вариант переноса подойдет именно вашей организации, специалисты МСК СОФТ помогут оценить исходные базы, определить оптимальную стратегию и выполнить перенос с учетом особенностей вашего учета.